Hướng dẫn cách làm Event Proposal chi tiết cho người mới vào ngành sự kiện
Tìm hiểu event proposal là gì, quy trình lập proposal và các lưu ý giúp bạn tạo ra một bản đề xuất sự kiện chuyên nghiệp, thuyết phục, đặc biệt dành cho người mới vào nghề.
Trong ngành tổ chức sự kiện, event proposal (bản đề xuất sự kiện) không chỉ là tài liệu trình bày ý tưởng, mà còn là “tấm gương” phản chiếu năng lực, sự chuyên nghiệp và khả năng thực thi của đơn vị tổ chức. Tuy nhiên, nhiều bạn event planner mới vào nghề hay các bạn sinh viên khi cần làm proposal để mời tài trợ vẫn thường loay hoay, chưa biết bắt đầu từ đâu để tạo nên một bản đề xuất thuyết phục và đúng chuẩn.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm proposal sự kiện, cách xây dựng một event proposal chuyên nghiệp cũng như những lưu ý quan trọng để tạo ra một bản đề xuất hiệu quả.
Event Proposal là gì?
Event proposal được hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “bản đề xuất sự kiện”. Chi tiết hơn, đây là một bản tài liệu tổng hợp trình bày ý tưởng, kế hoạch và giải pháp thực hiện một sự kiện. Hiện tại, các event proposal chủ yếu được trình bày dưới dạng slides – hình thức kết hợp giữa văn bản mô tả và hình ảnh/ video minh họa.
Bản đề xuất sự kiện thường được đơn vị/ phòng ban tổ chức sự kiện/ event agency thực hiện và gửi đến khách hàng, nhà tài trợ hoặc đối tác, nhằm giúp họ hình dung cách sự kiện được triển khai cụ thể. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để thuyết phục họ ra quyết định ký hợp đồng, hợp tác hoặc phê duyệt ngân sách.
Theo Eventbrite (2023), một event proposal hiệu quả cần trả lời được 3 câu hỏi then chốt:
- Sự kiện này giải quyết vấn đề hoặc nhu cầu nào của khách hàng?
- Ý tưởng tổ chức được triển khai ra sao, có gì khác biệt và độc đáo?
- Chi phí và giá trị khách hàng nhận được là gì?
Nói cách khác, một bản proposal thành công cần kết hợp hài hòa giữa sáng tạo nội dung và tính khả thi trong thực thi.
Các bước xây dựng đề xuất sự kiện đúng chuẩn
Dù là một người làm sự kiện tự do (event freelancer) hay một cá nhân trong đơn vị tổ chức sự kiện, việc xây dựng một proposal sự kiện chỉn chu, sáng tạo và có cấu trúc rõ ràng là bước quan trọng để thuyết phục khách hàng, đối tác lựa chọn hợp tác. Về cơ bản, để hoàn thành một event proposal chuyên nghiệp và đầy đủ chi tiết, người thực hiện cần đi qua 04 bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu nhu cầu và mục tiêu khách hàng
Trước khi viết proposal, hãy làm rõ các thông tin cốt lõi để toàn bộ nội dung đề xuất được lên kế hoạch đúng hướng, bao gồm:
- Mục tiêu của sự kiện (PR thương hiệu, ra mắt sản phẩm, nội bộ…)
- Đối tượng tham dự chính
- Thông điệp chính cần truyền tải
- Nguồn lực thực hiện cho phép (ngân sách, nhân sự, quy mô,…)
Bước nghiên cứu đầu tiên này chính là “cánh cửa” giúp đưa ra giải pháp tổ chức sự kiện phù hợp và ghi điểm bằng sự am hiểu khách hàng kĩ càng.
Bước 2: Xây dựng nội dung theo bố cục chuẩn của một Event Proposal
Trong ngành tổ chức sự kiện, một bản proposal chỉn chu và có chiều sâu không đơn thuần là tài liệu mô tả cách bạn sẽ triển khai một chương trình. Đó còn là công cụ thể hiện năng lực sáng tạo, sự chuyên nghiệp và khả năng thuyết phục khách hàng một cách trực tiếp và hiệu quả.
Dù là sự kiện lớn hay nhỏ, bản đề xuất tổ chức của nó cũng cần bám sát cấu trúc cơ bản sau:
1. Trang bìa
Phần mở đầu của một proposal không nên bị xem nhẹ. Đây chính là ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng hoặc đối tác tiềm năng. Do vậy, một proposal tiêu chuẩn thường mở đầu bằng trang bìa với tên sự kiện, logo, thông tin đơn vị tổ chức và ngày gửi. Phần này nên được thiết kế gọn gàng, chuyên nghiệp, mang màu sắc chủ đạo của concept sự kiện.
2. Mục lục
Theo sau trang bìa, mục lục đóng vai trò như bản đồ định hướng giúp người đọc dễ dàng theo dõi các phần nội dung tiếp theo. Phần này đặc biệt quan trọng khi event proposal có độ dài từ 10 trang trở lên.
3. Lời mở đầu
Một lời mở đầu ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin là phần rất quan trọng. Đây là phần nội dung thể hiện tinh thần cốt lõi của toàn bộ proposal: từ mục tiêu sự kiện, ý tưởng chủ đạo, cho đến giá trị mà đơn vị tổ chức cam kết mang lại. Đặc biệt, đây là phần nội dung cần thiết dành cho người đọc là những lãnh đạo cấp cao bận rộn không thể xem chi tiết từng phần, chỉ cần nắm nhanh tinh thần dự án.
4. Giới thiệu đơn vị tổ chức
Đây là phần nội dung giúp chính đơn vị đề xuất thực hiện sự kiện thể hiện năng lực bằng cách chia sẻ tầm nhìn, kinh nghiệm, những dự án nổi bật đã thực hiện, kèm theo hình ảnh hoặc các case-study thành công cụ thể. Một hồ sơ ấn tượng sẽ giúp đơn vị có thể tạo dựng uy tín và gia tăng khả năng thuyết phục khách hàng lựa chọn mình, ngay cả trước khi bước vào phần trình bày giải pháp.
5. Mục tiêu và đối tượng sự kiện
Khi đã gây được thiện cảm ban đầu, event proposal cần đi sâu vào phần nội dung chính mà khách hàng hay đối tác đang quan tâm.
Trước tiên, proposal cần thể hiện được rõ mục tiêu và đối tượng mà sự kiện hướng tới. Mỗi sự kiện đều phục vụ một mục đích riêng, có thể là ra mắt sản phẩm mới, xây dựng hình ảnh thương hiệu hoặc kết nối nội bộ doanh nghiệp,… Vì vậy, việc hiểu rõ đối tượng tham dự chính cũng sẽ giúp xây dựng nội dung triển khai phù hợp. Ngoài ra, mục tiêu kết quả sau sự kiện để làm rõ giá trị đo lường cũng cần được đề cập trong phần nội dung này.
6. Ý tưởng & thông điệp
Điểm then chốt của một event proposal là phần ý tưởng chủ đạo và thông điệp. Đây là phần thể hiện sức sáng tạo và điểm mạnh của nhà tổ chức thông qua chủ đề, concept tổng thể, màu sắc, phong cách thiết kế và cảm xúc mang đến cho người tham dự.
Để giúp khách hàng dễ dàng hình dung những ý tưởng đó, các yếu tố như moodboard, visual style hoặc các bản thiết kế key visual, layout 2D/3D minh họa đều cần được đính kèm trong proposal.
7. Moodboard & Layout minh họa
Để giúp khách hàng hiểu hơn về ý tưởng và thông điệp tổ chức sự kiện, yếu tố như moodboard, visual style hoặc các bản thiết kế key visual, layout 2D/3D minh họa là phần không thể thiếu trong proposal. Các hình ảnh/ video minh họa sẽ giúp người đọc có thể hình dung rõ ràng hơn về không gian, thiết kế sân khấu, sơ đồ tổ chức và các hoạt động trải nghiệm sự kiện.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện nay, nhiều đơn vị tổ chức thậm chí đã tạo ra những video mô phỏng trải nghiệm trong sự kiện bằng các công cụ AI, nhằm tăng sức cạnh tranh với các đơn vị khác khi trình bày về proposal.
8. Kế hoạch triển khai
Sau phần ý tưởng, nhà tổ chức cần trình bày chi tiết kế hoạch triển khai, chứng minh năng lực thực thi của mình. Phần này nên bao gồm: timeline các hạng mục, quy trình làm việc, các mốc thời gian quan trọng, cách phân bổ nhân sự và flow chương trình. Nếu có thể, việc sử dụng sơ đồ hoặc biểu đồ Gantt sẽ giúp minh hoạ thông tin rõ ràng và trực quan hơn trong proposal.
9. Kế hoạch truyền thông (nếu có)
Với những dự án bao gồm cả dịch vụ truyền thông, kế hoạch truyền thông cụ thể cũng cần được thể hiện trên proposal. Các nội dung đề xuất truyền thông cần có từ mục tiêu chỉ số truyền thông, các kênh phù hợp (PR, mạng xã hội, email marketing…) đến lịch trình nội dung truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Bản kế hoạch truyền thông nên đính kèm lý do chọn lựa kênh và định hướng thông điệp cho từng giai đoạn để khách hàng dễ dàng hình dung hiệu quả truyền thông có thể đạt được.
10. Dự trù ngân sách
Dự toán ngân sách là phần không thể thiếu trong một event proposal, nhằm chứng minh tính khả thi triển khai của kế hoạch được đề xuất. Nội dung này nên được chia nhỏ chi phí theo từng nhóm hạng mục cụ thể như: địa điểm, sản xuất, âm thanh ánh sáng, truyền thông, nhân sự, hậu cần…
Ngoài ra, bản proposal nên có đề xuất của 02 phương án ngân sách, gồm 01 phương án tiêu chuẩn và 01 phương án tối ưu hơn. Điều này giúp khách hàng có thể linh hoạt đưa ra sự lựa chọn theo nguồn lực.
11. Kế hoạch & phương án dự phòng rủi ro
Với đặc thù chỉ diễn ra một lần của ngành sự kiện, việc xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro và phương án dự phòng là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính an toàn và chuyên nghiệp. Trong proposal, nhà tổ chức cần nêu rõ các tình huống có thể xảy ra như sự cố kỹ thuật, thời tiết xấu và cách xử lý cụ thể, chẳng hạn như chuẩn bị thiết bị dự phòng, bố trí phương án che mưa hoặc có đội kỹ thuật túc trực 24/7 để kịp thời khắc phục.
12. Lời kết & Phụ lục
Sau khi đã trình bày toàn bộ đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện một cách đầy đủ và mạch lạc, bạn nên kết thúc proposal bằng một lời khẳng định và lời mời hợp tác chân thành. Hãy nêu bật lý do khách hàng/ đối tác nên chọn bạn và cung cấp thông tin liên hệ cụ thể. Bạn có thể thêm phụ lục như hồ sơ năng lực, thư cảm ơn từ khách hàng cũ hoặc thông tin pháp lý để tăng độ tin cậy. Đồng thời, hãy thể hiện thiện chí sẵn sàng trao đổi thêm, phản hồi hoặc tiến tới ký kết hợp đồng.
Bước 3: Thiết kế và trình bày sáng tạo
Ngoài nội dung, hình thức trình bày là yếu tố quan trọng giúp proposal tăng tính nổi bật và thu hút người đọc. Proposal nên được trình bày bố cục rõ ràng, màu sắc và font chữ thống nhất với bộ nhận diện thương hiệu cũng như concept chủ đạo của sự kiện. Bên cạnh đó, tránh sử dụng thuật ngữ phức tạp hoặc câu văn dài dòng. Một proposal nên được viết với giọng văn rõ ràng, súc tích, dễ hiểu, ưu tiên đính kèm nhiều hình ảnh minh họa.
Các công cụ đơn giản và miễn phí giúp dễ dàng tạo ra proposal bắt mắt có thể kể đến như Canva, PowerPoint, Slideshares,…
Bước 4: Kiểm tra và tinh chỉnh
Trước khi gửi đi event proposal tới khách hàng, bạn nên dành thời gian rà soát toàn bộ nội dung để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp như: kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng, số liệu và tính logic trong cách trình bày. Ngoài ra, phần bố cục và cách sử dụng hình ảnh, biểu đồ hoặc phụ lục minh họa cần xem xét kĩ càng để đảm bảo sự rõ ràng và hỗ trợ tốt cho thông điệp đề xuất. Nếu có thể, bạn nên nhờ đồng nghiệp hoặc người có kinh nghiệm đọc lại và góp ý giúp tinh chỉnh proposal trở nên thuyết phục hơn.
Bên cạnh đó, hãy gửi bản event proposal dưới dạng không thể chỉnh sửa (ví dụ như bản PDF) để đảm bảo tính xác thực và nguyên gốc của toàn bộ nội dung đề xuất.
Đối với những newbie ngành sự kiện, việc nắm vững cách làm Event Proposal chính là nền tảng để bước chân vào nghề một cách bài bản. Một bản proposal thành công không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng mà còn ở cách trình bày và thuyết phục khách hàng về giá trị mang lại.
Như chuyên gia sự kiện Julius Solaris từng chia sẻ: “Proposal không phải là nơi bạn bán dịch vụ, mà là nơi bạn bán giải pháp và sự tin tưởng.” Do vậy, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sáng tạo, một bản proposal có thể trở thành “vũ khí” chinh phục khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Nguồn: Tổng hợp
0 comments