Virtual Event: Hướng dẫn toàn tập về Sự kiện ảo 2021

Giá trị của tương tác mặt đối mặt sẽ không bao giờ mất đi, nhưng có những lúc, ảo là một phần cần thiết trong chương trình sự kiện của bạn. Nhưng làm thế nào để bạn biến một hội nghị kéo dài nhiều ngày, chứa đầy các cơ hội kết nối, các phiên giáo dục và thông tin chi tiết về người tham dự mà họ tạo ra thành các sự kiện ảo?

Và một khi bạn làm như vậy, làm thế nào để bạn đảm bảo những người tham dự được tham gia trong suốt sự kiện?

Tổ chức một sự kiện ảo (virtual event) đòi hỏi sự quan tâm và chăm sóc tương tự như một sự kiện trực tiếp. Với cả hai sự kiện, bạn cần quảng bá sự kiện một cách hiệu quả, thu hút người tham dự, tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ cho người tham dự và chứng minh sự thành công của sự kiện. Điều duy nhất còn thiếu là địa điểm và những người tham dự tại chỗ.

Tuy nhiên, bằng cách nghĩ về các sự kiện ảo không phải là các bài thuyết trình nhỏ diễn ra một lần hoặc như một hội thảo trên web, mà là các trải nghiệm có giá trị gia tăng, thúc đẩy sự tương tác, bạn có thể tạo ra một sự kiện có tác động vượt ra ngoài màn hình máy tính.

Sự kiện ảo (Virtual event) là gì?

ICON P cược là bạn đã tham dự hội thảo trên web trực tuyến, tham dự một lớp tập luyện theo yêu cầu hoặc tham gia một cuộc họp bằng công cụ video conferencing. Bạn thậm chí có thể đã tham dự một hội nghị ngay tại bàn làm việc của bạn. Đây là tất cả các ví dụ về các sự kiện ảo. Sự kiện ảo là sự kiện mà các cá nhân trải nghiệm sự kiện và nội dung của sự kiện đó trực tuyến thay vì trực tiếp thu thập. Theo Google Trends, thế giới đang ngày càng xoay chuyển sang ảo.

4 dạng chính của Sự kiện ảo (virtual event)

Khi nói đến tổng chương trình sự kiện của bạn, các sự kiện ảo có thể được thêm vào hỗn hợp các sự kiện bạn tổ chức, các sự kiện bạn tham dự và các sự kiện nội bộ của bạn. Sự kiện ảo không phải là sự thay thế cho các loại sự kiện khác mà là một loại sự kiện mới để thêm vào và nâng cao toàn bộ chương trình của bạn. Dưới đây là bốn loại sự kiện ảo chính

1. Webinars

Webinar là gì? Webinar (Website – Seminar), dịch tiếng Việt là Hội thảo trên web thường kéo dài từ 45 đến 80 phút. Tổ chức hội thảo trên web hầu như cho phép người tham dự từ khắp nơi trên thế giới tham gia và lắng nghe khi một hoặc nhiều diễn giả trình bày nội dung. Các công ty có thể tính phí người tham dự tham gia hội thảo trên web bằng dịch vụ thanh toán trực tuyến hoặc có thể được cung cấp miễn phí. Hội thảo trên web thường sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình cho phép Hỏi và Đáp, khả năng trình bày trực tiếp hoặc một video được quay trước và được cung cấp theo yêu cầu sau khi thực tế. Do tính chất giáo dục chỉ diễn ra một lần, hội thảo trên web đã phát triển mạnh với 100% số người tham dự ảo. Đây cũng có thể bao gồm các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài.

2. Virtual Conferences

Giống như các hội nghị trực tiếp (in-person event), hội nghị ảo được xây dựng xung quanh một chương trình làm việc phức tạp, trực tiếp bao gồm các bài phát biểu chính, các phiên họp, các nội dung giới thiệu và hơn thế nữa. Hội nghị ảo bao gồm nội dung nhiều phiên và có thể liên quan đến các công cụ tương tác với cộng đồng. Mặc dù không hiệu quả về mặt thu hút khách hàng tiềm năng và kết nối mạng như một sự kiện trực tiếp, nhưng hội nghị ảo cho phép người tham dự xem các bài phát biểu trong thời gian thực, xây dựng chương trình làm việc của riêng họ từ nội dung phù hợp, theo yêu cầu và tương tác với những người tham dự khác.

3. Internal Hybrid Events

Đây là các buổi khai trương bán hàng, các sự kiện toàn công ty, các khóa đào tạo, các cuộc họp phòng ban, và hơn thế nữa. Đối với các tổ chức trải dài các quốc gia, thậm chí các châu lục, các sự kiện kết hợp nội bộ được sử dụng để chia sẻ thông điệp đến toàn bộ công ty khi không phải tất cả nhân viên đều tập trung ở cùng một nơi. Mặc dù sẽ rất tuyệt nếu đưa mọi nhân viên đến trụ sở chính của tổ chức bạn, nhưng việc này sẽ vô cùng tốn kém và việc lập lịch trình yêu cầu sẽ tốn nhiều thời gian. Lựa chọn tốt nhất tiếp theo là tổ chức các sự kiện một phần trực tiếp, một phần ảo. Các hoạt động xây dựng nhóm ảo có thể hoạt động tốt tại các sự kiện kết hợp nội bộ.

4. External Hybrid Events

Những sự kiện này yêu cầu mức độ sản xuất video cao hơn để những người tham dự ảo được cung cấp chất lượng tương tự như những người tham dự trực tiếp. Những sự kiện này cho phép những người tham dự không thể đến sự kiện để tham gia và học hỏi. Thật khó để cung cấp cùng một giá trị tại các sự kiện kết hợp bên ngoài, vì những người tham dự trực tiếp có thể kết nối mạng tự do hơn và dễ dàng tham gia vào nội dung hơn những người tham dự ảo.

Tại sao tổ chức Sự kiện ảo?

Các sự kiện ảo (virtual event) được tổ chức vì những lý do tương tự như sự kiện trực tiếp: để truyền tải thông điệp của công ty bạn nhằm thúc đẩy khách hàng tiềm năng và doanh thu, thúc đẩy sự chấp nhận và xây dựng giá trị lâu dài của lòng trung thành. Các nhà lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện đã đưa ra lựa chọn giữa các sự kiện trực tiếp, ảo và kết hợp trong nhiều năm và mỗi loại sự kiện đều có những ưu và nhược điểm riêng.

Ví dụ: hội thảo trên web được hưởng lợi từ ảo vì nó được xây dựng có mục đích để tạo ra một mạng lưới rộng lớn để cung cấp khả năng lãnh đạo tư duy, đào tạo hoặc một số nội dung khác, trong khi hội nghị người dùng hoặc chương trình đào tạo khu vực được xây dựng có mục đích để tạo 1: 1 tương tác trực tiếp giúp tăng cường phân phối trực tiếp.

Năm nay, Microsoft đã chuyển hướng sang ảo với hội nghị dành cho nhà phát triển Xây dựng của họ. Khi quyết định có biến sự kiện của bạn thành ảo hay không, hãy cân nhắc xem bạn hy vọng sẽ thu được gì từ sự kiện và mức độ có thể đạt được những mục tiêu đó ảo so với trực tiếp

Dưới đây là một số lý do để tổ chức sự kiện ảo:

• Khả năng tiếp cận: Trong khi sự kiện vẫn đang được tổ chức trực tiếp, các tùy chọn ảo cho phép bạn cung cấp những người tham dự không thể tham dự trực tiếp.
• Ngân sách: Tổ chức của bạn cần cắt giảm chi phí và tạo các sự kiện nhỏ hơn và hội thảo trên web ảo có thể giúp chuyển tiền đến sự kiện lớn nhất trong năm mang lại số lượng khách hàng tiềm năng lớn nhất. Nó cũng giúp có một lựa chọn ảo hoặc kết hợp khi ngân sách của người tham dự để đi du lịch là một mối quan tâm.
• Không có lựa chọn nào khác: Cho dù do thời tiết khắc nghiệt, lệnh cấm đi lại hay một tác động của Chúa, bạn buộc phải biến sự kiện trực tiếp của mình thành ảo hoặc hủy hoàn toàn sự kiện đó.

Sự kiện trực tiếp hay Sự kiện ảo – Vấn đề cơ bản

Lập kế hoạch sự kiện đi xuống các nguyên tắc cơ bản. Tất cả các sự kiện, trực tiếp hoặc ảo, có thể đã là một phần của kết hợp tiếp thị tích hợp của bạn. Bạn có đang suy nghĩ về các sự kiện trực tiếp và ảo của mình một cách tổng thể không? Hãy suy nghĩ về nó. Khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn sẽ tham dự cả sự kiện trực tiếp và sự kiện ảo của bạn. Tất cả chúng đều hoạt động cùng với phần còn lại của hỗn hợp tiếp thị của bạn để tiếp cận và thu hút khán giả và cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về sự quan tâm. Vì vậy, các sự kiện ảo không nên tách biệt khỏi các sự kiện còn lại của bạn. Chúng cần được tích hợp vào chương trình cuộc họp và sự kiện của bạn.

Nền tảng lập kế hoạch sự kiện (Event Planning)

• Các sự kiện ảo, như sự kiện trực tiếp, cần marketing tốt. Nếu không có sự thúc đẩy có mục tiêu và hiệu quả, việc tham dự sẽ bị ảnh hưởng.
• Nội dung là tất cả mọi thứ. Trong một cài đặt ảo, nội dung của bạn là sự kiện của bạn. Các bài phát biểu chính mạnh mẽ và các phiên hấp dẫn được điều chỉnh cho phù hợp với những người tham dự của bạn là rất quan trọng.
• Một mình không có nghĩa là cô đơn. Giữ cho những người tham dự ảo tương tác. Đưa ra các tùy chọn phù hợp với từng loại người tham dự và sử dụng hướng dẫn sự kiện trực tuyến cho các sự kiện ảo. Dữ liệu là cách duy nhất để chứng minh sự thành công của sự kiện. Đo lường mức độ tương tác và thu thập dữ liệu người tham dự là cách duy nhất để chứng minh ROI của sự kiện và kích hoạt hành trình của người mua.

Nhưng Sự kiện trực tiếp và Sự kiện ảo không hoàn toàn giống nhau

Sự kiện ảo (virtual event) có những hạn chế mà sự kiện trực tiếp không có. Trong trường hợp các sự kiện trực tiếp có thể thu hút người tham dự với một điểm đến duy nhất và hứa hẹn kết nối mạng, các sự kiện ảo phải dựa vào nội dung. Các nhà tiếp thị và lập kế hoạch cần tiếp thị nội dung đến các phân khúc nhận được phản hồi tốt nhất. Và, đối với các sự kiện ảo, người lập kế hoạch phải quyết định cách cung cấp nội dung.

Tại các sự kiện trực tiếp (in-person event), các phiên thảo luận và nhiều tùy chọn nội dung được tổ chức cùng một lúc. Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ảo cũng cần cung cấp nhiều tùy chọn nội dung đồng thời hay bạn đang cung cấp nhiều trải nghiệm nội dung đơn lẻ? Đó là một quyết định phải được thực hiện. Không chỉ vậy, việc thu hút người tham dự thông qua các cuộc họp ảo khó hơn và đòi hỏi sự sáng tạo và công nghệ sự kiện như ứng dụng sự kiện trên thiết bị di động để tạo ra tác động

Một thực tế khác là, với các sự kiện ảo – virtual event, sự tham gia trực diện sẽ bị ảnh hưởng. Không có cách nào xung quanh nó. Người tham dự mạng lưới người tham dự không khả thi và các cuộc họp bán hàng phải diễn ra sau thực tế, sử dụng dữ liệu được thu thập ảo thay vì khách hàng tiềm năng được thu thập tại chỗ. Nếu bạn đang tổ chức hội nghị ảo, bạn vẫn có thể tạo cuộc họp 1: 1 đó với đại diện bán hàng của mình để nói về các chi tiết cụ thể về tài khoản trong những ngày tiếp theo chứ?

Sau sự kiện, việc theo dõi hậu sự kiện cần diễn ra nhanh chóng hơn. Dữ liệu rất quan trọng và việc theo dõi phải nhanh chóng và đúng lúc. Các sự kiện ảo sẽ không bao giờ có thể cung cấp mức độ tương tác trực tiếp như các sự kiện trực tiếp. Có thể nói, có nhiều cách để làm cho các sự kiện ảo thành công, nhưng cần có kế hoạch cẩn thận, dữ liệu tuyệt vời và sự nhanh nhẹn.

Thành tố Virtual Event

Một sự kiện ảo (virtual event) được xây dựng dựa trên nội dung, mức độ tương tác của người tham dự và dữ liệu. Mặc dù các sự kiện ảo không yêu cầu F&B, nhưng chúng được tạo ra từ nhiều yếu tố giống như bất kỳ loại sự kiện nào khác. Chất lượng sản xuất video và kết nối sẽ rất quan trọng, cũng như trang web chứa chương trình và nội dung. Theo Forbes, một sự kiện ảo nên có sự kết hợp giữa nội dung trực tiếp và nội dung được ghi lại trước. Dưới đây là các yếu tố tạo nên một sự kiện ảo:

• Event website
• Event registration
• Live presentation content
• Live, one-way audio/video
• Question and answer
• Live polling
• Note taking/favorite slides
• Recorded content
• Interactive video conferencing
• Feedback surveys

Đọc tiếp: Các công cụ và nền tảng sử dụng cho sự kiện ảo (Virtual event)

Xem thêm: Webinar là gì? Cách tối ưu cho sự kiện webinar?

Xem thêm: Sự kiện ảo ESC Highlights 2021