Tổ chức sự kiện: Nên tự làm hay thuê Event Agency?
TP. Hồ Chí Minh là một trong những thành phố lớn trong cả nước và cũng là địa điểm lý tưởng mà các công ty từ mọi ngành nghề, lĩnh vực tập trung tại đây. Do đó, nhu cầu Tổ chức sự kiện ở TP.HCM cũng ngày càng tăng cao. Một số công ty sử dụng nguồn lực có sẵn để tự thực hiện sự kiện (In-house Event) và một số khác cần đến sự trợ giúp từ các công ty chuyên tổ chức sự kiện (Out-house Event).
Vậy việc thuê đơn vị Công ty tổ chức sự kiện có nên hay không nên?
Nội dung bài viết
A. IN-HOUSE EVENT
- In-house Event được dùng để nói về các hoạt động tổ chức sự kiện được tự làm bởi chính công ty và doanh nghiệp đó. Các công ty tổ chức theo hình thức In-house event là những công ty thường xuyên tổ chức các hoạt động sự kiện. Vì vậy, họ thường có xu hướng tuyển hẳn một chuyên viên tổ chức sự kiện hoặc thành lập một phòng ban riêng chuyên đảm nhận nhiệm vụ tổ chức các hoạt động, sự kiện của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra, In-house event cũng là thuật ngữ dành cho một số công ty tận dụng nguồn lực nhân sự sẵn có trong công ty để thực hiện các hoạt động tổ chức sự kiện này. Đa phần là phòng Marketing, phòng Hành chính & Nhân sự và phòng Kinh doanh sẽ kết hợp và thực hiện chương trình.
- Mặc dù thuật ngữ In-house Event đang dần trở nên phổ biến tại Việt Nam vì một số ưu điểm của hình thức này mang đến. Tuy nhiên, nó cũng có không ít những khuyết điểm tiềm ẩn mà các công ty, doanh nghiệp ít nhận thấy.
1. Ưu điểm:
Đáp ứng đúng yêu cầu và mục đích của công ty
Bằng phương pháp sử dụng nhân lực “gà nhà” nên ưu điểm vượt trội của hình thức In-house Event đó là có thể đáp ứng hoàn hảo những yêu cầu và mục đích của sự kiện công ty đặt ra. Bởi lẽ, những người nhân viên này có hiểu biết sâu sắc về sản phẩm, công ty và thương hiệu của mình, nên hơn ai hết, họ luôn có cách tiếp cận vấn đề rất sát thực, từ lên ý tưởng, concept cho đến tổ chức hoạt động cho phù hợp nhất với công ty và khách hàng. Do đó, những kế hoạch và ý tưởng cho sự kiện của nhân sự trong công ty hầu như đáp ứng được những yêu cầu và mục đích mà cấp trên và công ty đề ra. Từ đó giúp cho hiệu quả và thành công của chương trình tăng cao.
Tiết kiệm chi phí nhân sự
Đây cũng là một yếu tố và ưu điểm quan trọng mà các nhà lãnh đạo công ty quan tâm đến – đó chính là tiết kiệm chi phí nhân sự. Đối với các công ty có quy mô vừa và lớn, thường xuyên phải tổ chức sự kiện cho công ty và khách hàng, việc tận dụng nhân sự hoặc có bộ phận riêng chịu trách nhiệm hoạt động tổ chức sự kiện sẽ giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể. Tuy nhiên, phương pháp này cần người lãnh đạo phải có kỹ năng sử dụng nhân sự thật khôn khéo và linh hoạt để “phần việc thêm” này vừa đạt được hiệu quả và cũng không gây ảnh hưởng công việc chính của nhân sự đó.
2. Khuyết điểm:
Không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện
Đối với các công ty tận dụng nhân sự từ các phòng ban như Marketing, kinh doanh,.. để tổ chức sự kiện thì kinh nghiệm chính là khuyết điểm lớn nhất của họ. Bởi lẽ, thành thật mà nói chuyên ngành của họ vẫn không phải là lĩnh vực sự kiện. Điều này dễ dẫn đến việc chương trình không đi theo đúng kế hoạch đã định hoặc các rủi ro có thể xảy ra và không có phương án dự phòng.
Không sáng tạo trong ý tưởng và kế hoạch
Đối với các công ty có phòng ban chuyên đảm nhiệm tổ chức sự kiện cho công ty, họ đã quen các kiểu sự kiện lặp đi lặp lại của công ty hằng năm và chỉ khác nhau là thay đổi địa điểm. Điều này dễ khiến những ý tưởng đi vào lối mòn, khiến cho các sự kiện không còn thu hút và hấp dẫn nữa.
Chỉ thực hiện sự kiện quy mô nhỏ hoặc vừa
Bởi sự giới hạn về nhân lực nên các sự kiện mà nhân viên trong công ty có thể thực hiện là những sự kiện có quy mô nhỏ và vừa hoặc những sự kiện phục vụ cho chính nhân viên trong công ty.
Giá nhà cung cấp không tối ưu
Mặc dù các công ty có thể tận dụng nhân sự công ty để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, thực tế thì các công ty khi tổ chức sự kiện, không thể liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp như thuê mướn âm thanh, ánh sáng, sản xuất vật dụng hoặc liên hệ được thì giá vẫn sẽ không tối ưu và có thể là kém chất lượng. Ảnh hưởng đến chương trình.
Tốn nhiều thời gian
Ngoài ra, các công ty sẽ tốn thêm một quỹ thời gian không nhỏ cho các nhân viên để chuẩn bị, lên ý tưởng, kế hoạch, triển khai và các giấy tờ, thủ tục cần thiết để thực hiện chương trình vì họ phải thực hiện song song công việc chính và “phần việc thêm” này.
Đọc thêm: 03 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết và chuyên nghiệp
B. OUT-HOUSE EVENT
Out-house event được biết đến là thuật ngữ dành cho các hoạt động tổ chức sự kiện được thực hiện bởi Công ty dịch vụ (Agency) hoặc Công ty chuyên tổ chức sự kiện do công ty hoặc doanh nghiệp thuê. Hình thức này đã được áp dụng phổ biến trên toàn thế giới bởi những ưu điểm vượt trội của nó.
1. Ưu điểm:
Có nhiều kinh nghiệm
Các công ty tổ chức sự kiện là những người có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ. Vì họ đã làm việc với nhiều sản phẩm, khách hàng và cọ xát với nhiều thể loại sự kiện khác nhau, trải qua nhiều rủi ro, phát sinh đa dạng trong từng sự kiện nên kinh nghiệm của họ vô cùng phong phú. Điều này giúp cho sự kiện của công ty bạn được diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
Thực hiện đa dạng loại hình sự kiện
Các Agency cũng có thể thực hiện rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau như: lễ khánh thành, hội nghị tri ân khách hàng, lễ kỷ niệm thành lập công ty,… nhằm đáp ứng được mọi yêu cầu từ bạn và công ty
Chi phí hợp lý
Các công ty Event Agency có rất nhiều bộ phận đảm nhiệm các trách nhiệm khác nhau như lên kế hoạch, ý tưởng, thiết kế, lắp đặt thi công, quản lý nhân sự, vận hành sự kiện… Vì vậy, dù chuyên viên tổ chức sự kiện của công ty bạn cũng không thể đảm nhận tốt tất cả phần việc này và vẫn cần thuê các đơn vị ngoài thực hiện. Và tổng chi phí cho các khoản này đôi khi vẫn cao hơn bạn thuê agency tổ chức sự kiện trọn gói.
Bên cạnh đó, các agency đã là “mối ruột” của các nhà cung ứng nên chắc chắn giá của họ khi thuê và sản xuất vật dụng sự kiện thì luôn hợp lý hơn giá mà công ty bạn tìm kiếm. Và tất nhiên, họ còn có thêm trách nhiệm đảm bảo chất lượng và thẩm mỹ cho sản phẩm của công ty bạn. Vậy phần chi phí này so ra vẫn hợp lý hơn hình thức in-house event. Ngoài ra, các agency hiện nay cũng có thể giúp bạn cân nhắc khoản chi phí sao cho phù hợp với ngân sách và nhu cầu của công ty. Vì vậy, bạn hãy cứ an tâm rằng dù với chi phí bao nhiêu, bạn vẫn có thể tổ chức được sự kiện cho công ty.
Đa dạng ý tưởng
Như đã nói ở trên, các agency luôn có rất nhiều nhân viên chịu trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau. Vì vậy, ngay khi nhận những yêu cầu (brief) từ công ty bạn, họ đã có một đội chuyên brainstorm để đưa ra những ý tưởng, concept hay, độc đáo và phù hợp nhất với sự kiện của bạn. Từ đó, các agency luôn được ví như những “luồng khí mới”, mang đến cho sản phẩm và công ty bạn những ý tưởng tươi mới, giúp cho sự kiện của bạn thu hút và hấp dẫn hơn thay vì những lối mòn mà xưa nay bạn đã áp đặt cho sản phẩm và khách hàng của mình. Bên cạnh đó, các event planners luôn là những người cập nhật xu hướng trong sự kiện, marketing.. Vì vậy, ít nhiều họ sẽ giúp được bạn trong tổ chức sự kiện và các kế hoạch Marketing phù hợp cho sản phẩm và công ty mình.
Tiết kiệm thời gian
Thời gian luôn là yếu tố quan trọng mà những nhà lãnh đão luôn quan tâm đến. Và thời gian cũng chính là ưu điểm vượt trội khi công ty bạn thuê các agency để tổ chức sự kiện, vì họ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì bạn phải tốn hàng giờ để lên ý tưởng, tìm nhà cung cấp, kế hoạch và chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục để thực hiện sự kiện của mình, các agency đã có một quy trình chuẩn cho các công việc này và họ cũng có đủ các bộ phận đảm nhiệm từng khâu riêng biệt nên thời gian cho những việc này rất nhanh chóng. Việc của bạn chỉ cần nhận báo cáo từ họ và kiểm duyệt.
Hạn chế rủi ro
Đối với bất kỳ sự kiện nào, rủi ro luôn là yếu tố tiềm ẩn, có thể khiến chương trình của bạn thất bại và tất nhiên sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh của công ty bạn trong mắt khách hàng. Tuy nhiên, như đã đề cập, các agency luôn là những chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ. Vì vậy, họ sẽ giúp bạn liệt kê các những rủi ro và phát sinh có thể xảy ra trong lúc chạy chương trình. Từ đó cũng đưa ra được những phương án dự phòng để giải quyết các tình huống không mong muốn trên. Tất nhiên, trách nhiệm của các agency là đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ và thành công mà.
2. Khuyết điểm:
Chi phí cao hơn In-house event
Chi phí cho out-house event thường cao hơn in-house event vì họ cung cấp cho bạn giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp cho bạn. Tuy nhiên, phần chi phí này đôi khi cũng có thể thấp hơn việc công ty bạn tự thực hiện. Ngoài ra, chi phí này cũng rất xứng đáng với những dịch vụ họ đưa ra.
Có thể không đáp ứng nhu cầu 100%
Các Event Agency đôi khi không nắm bắt rõ được các yêu cầu của công ty và có thể đưa ra các ý tưởng và concept không phù hợp với mục đích. Tuy nhiên, đối với những agency dày dặn kinh nghiệm, vấn đề này được khắc phục rất tốt. Bên cạnh đó, các agency cũng có đội account sẽ liên hệ trực tiếp với công ty bạn nên mọi yêu cầu, thay đổi hay chỉnh sửa sẽ luôn được cập nhật kịp thời và nhanh chóng.
Công ty TNHH Icon P chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.Hồ Chí Minh với giá cả hợp lý, trọn gói cho các loại hình sự kiện khác nhau như:
- Lễ khai trương cửa hàng
- Lễ kỷ niệm thành lập công ty
- Hội nghị tri ân khách hàng
- Gala dinner
- Lễ tất niên công ty (Year End Party)
- Lễ tân niên công ty (New Year Party)
- Hội thảo khoa học
- Brand Activation
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ lên ý tưởng, thiết kế, sản xuất và triển khai chương trình. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
CÔNG TY TNHH ICON P
Điện thoại: 09329 77771
Email: info@iconp.vn
Địa chỉ:
– Văn phòng: Số 44 đường 7A, Camellia Garden, Xã Bình Hưng, Huyện Bình Chánh, TP.HCM
– Xưởng sản xuất: A2/33A, Quốc lộ 50, Xã Phong Phú, Huyện Bình Chánh, TP.HCM
