Nội dung bài viết
“5W1H” – CÔNG THỨC VÀNG trong tổ chức sự kiện
“5W1H” từ lâu đã rất phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, “5W1H” cũng được rất nhiều đơn vị sử dụng để lên ý tưởng tổ chức sự kiện, làm tiền đề cho một sự kiện thành công tốt đẹp. Vậy 5W1H cụ thể là gì?
Trong bài viết dưới đây Công Ty TNHH ICON P sẽ gửi đến bạn những thông tin về công thức tư duy này nhé.
I. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng.
Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.
II. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm:
- Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì?
- Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện?
- Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt truyền thông báo đài.
- Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều liên quan đến chủ đề.
- Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sự kiện nào cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự như: Âm thanh ánh sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,…
- Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách như cách ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham gia sự kiện này.
- Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc gửi thư mời – tùy loại hình và tính chất Event.
- Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc.
- Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện: thời gian, nội dung cụ thể…
- Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Để xác định chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất.
III. WHEN: Khi nào?
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
- Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như: không tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật.
- Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn.
- Lưu ý về thời tiết và khí hậu. Chúng ta nên có phương án backup để giải quyết tình huống khi cần nhé.
IV. WHERE: Ở đâu?
Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện (tức là địa điểm)? Tùy theo ý tưởng tổ chức sự kiện, chủ đề sự kiện, cùng với thời gian sự kiện diễn ra để các bạn có kế hoạch tổ chức hoặc di chuyển nếu sự kiện ở xa và chuẩn bị cho các kế hoạch hậu cần và đối tác sản xuất.
V. WHO: Ai?
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia?
VI. HOW: Như thế nào?
Làm như thế nào? Sau khi trả lời hết 5W các bạn sẽ biết mình sẽ phải làm như thế nào với sự kiện của bạn. Sự kiện đó được tiến hành như thế nào từ đầu đến cuối? Tùy vào tính chất của sự kiện, theo yêu cầu khách hàng, hoặc tùy theo ý tưởng, ngân sách cụ thể sẽ có cách triển khai riêng cho từng sự kiện.
ICON P vừa cung cấp những thông tin khái quát về công thức “5W1H” để lên ý tưởng tổ chức sự kiện. Từ đây, ta thấy công thức này có thể được áp dụng vào rất nhiều lĩnh vực khác nữa, thật hữu dụng phải không nào? Hy vọng rằng đây là những chia sẻ bổ ích dành cho dân event nhé.
Công ty TNHH ICON P là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ lên ý tưởng, thiết kế, sản xuất và triển khai chương trình. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
Với đội ngũ tư vấn viên nhiệt huyết, thân thiện và tận tâm, nếu Quý khách có nhu cầu cần tư vấn về sản phẩm và báo giá, xin đừng ngần ngại và liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY TNHH ICON P
Điện thoại: 09329 77771
Email: info@iconp.vn
Địa chỉ: Số 44 đường 7A, Camellia Garden, Xã Bình Hưng, Huyện Bình Chánh, TP.HCM
