03 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết và chuyên nghiệp
Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu tổ chức sự kiện cũng ngày càng trở nên phổ biến và sự kiện là hoạt động không thể thiếu trong các công ty, doanh nghiệp. Từ lễ khai trương cửa hàng, công ty mới, lễ tri ân khách hàng, lễ kỉ niệm thành lập công ty cho đến các buổi tiệc tất niên, tân niên đều là những sự kiện quan trọng mà các công ty, doanh nghiệp đều muốn đánh dấu lại. Tuy nhiên, các công ty thường gặp khó khăn ở các khâu chuẩn bị và không biết bắt đầu từ đâu. Vì vậy, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Công ty TNHH Icon P đúc kết được một quy trình tổ chức sự kiện cơ bản dành tặng cho các Quý Công ty. Quy trình này có thể áp dụng cho tất cả loại hình sự kiện dù lớn hoặc nhỏ.
Bước 1: Xác định & thiết lập mục tiêu sự kiện
Tiến hành nghiên cứu tổng thể
Điều trước hết để tổ chức sự kiện đó là bước “nghiên cứu tổng thể” – đây được xem là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất bởi lẽ nó sẽ giúp sự kiện của Quý Công ty đạt được hiệu quả và thành công như mong muốn. Để thực hiện được bước này, Quý Công ty cần tìm hiểu kỹ các thông tin dựa trên các câu hỏi sau:
- Loại hình sự kiện là gì? (Lễ khai trương, Lễ tri ân khách hàng, Lễ kỉ niệm thành lập công ty…)
- Chủ đề chương trình là gì?
- Mục tiêu của sự kiện?
- Đối tượng khách hàng tham dự và số lượng cụ thể?
- Thời gian & địa điểm tổ chức dự kiến?
- Thông điệp muốn đưa đến khách hàng là gì?
- Ngân sách dự kiến?
- Sự khác biệt hoặc nổi bật của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp so với các đối thủ?
Sáng tạo ý tưởng
Sau khi nghiên cứu và nắm rõ các yêu cầu cơ bản, suy nghĩ về các ý tưởng sáng tạo là bước đi tiếp theo để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các ý tưởng tổ chức sự kiện phải dựa trên các thông tin yêu cầu đã nghiên cứu ở bước 1 như đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu và ngân sách đã đề ra.. đồng thời cũng phải thật sáng tạo, hấp dẫn và độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách hàng.
Thiết kế sự kiện
Thiết kế sự kiện chính là bước cụ thể hoá các ý tưởng đã đề ra. Các hạng mục cần được thực hiện:
- Thiết kế key visual chương trình
- Thiết kế thiệp mời, teaser
- Thiết kế khu vực check-in
- Xây dựng kịch bản chương trình (các hoạt động và thời gian diễn ra sự kiện)
- Thiết kế khu vực sân khấu
- Thiết kế opening performance
- Thiết kế quà tặng khách hàng
Bước 2: Lập kế hoạch & tổ chức sự kiện
Lên kế hoạch, thời gian biểu chi tiết
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là bước vô cùng quan trọng. Sự chuẩn bị càng kỹ càng, chu đáo thì các bước sau đó sẽ trở nên dễ dàng và trơn tru hơn. Đây là bước Quý Công ty sẽ cụ thể hoá quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết và rõ ràng:
- Kịch bản chương trình (cụ thể hoạt động và thời điểm)
- Script cho MC, Đại biểu, Khách tham dự…
- Kế hoạch nhân sự
- Checklist thiết bị và vật dụng cần thiết
- Các phương án vận chuyển
- Ngân sách dự phòng
- Phân tích rủi ro và phương án giải quyết
Triển khai kế hoạch trước sự kiện (Pre-event)
Sau khi đã có các kế hoạch thực hiện cụ thể, đây là lúc Quý Công ty cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các hạng mục nhân sự, thiết bị, in ấn… cho sự kiện. Quá trình này thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiện, gồm các hoạt động như thuê MC, PG, ca sĩ, nhóm múa, in banner, lắp đặt standee, chuẩn bị đồng phục, quà tặng… Cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. Bước này trong quy trình tổ chức sự kiện cần tập trung và tính toán cẩn thận.
Dàn dựng sự kiện (In-event)
Khi đã chốt xong với các đơn vị liên quan, công tác chuẩn bị và dàn dựng sự kiện cần được thực hiện chu đáo và cẩn thận trước ít nhât 1 – 2 ngày diễn ra sự kiện. Điều này còn tuỳ thuộc vào quy mô, số lượng thiết bị và thời gian cho phép của phía đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện. Nhân sự phụ trách triển khai sẽ quản lý toàn bộ khâu chuẩn bị và dàn dựng này dựa trên các bảng thiết kế, check list thiết bị, vật dụng.. để đảm bảo các hạng mục được cung cấp đúng và đầy đủ. Ngoài ra, chất lượng và tính thẩm mỹ cũng được chú trọng trong bước này
Tiến hành “chạy” chương trình
Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu “chạy”chính là minh chứng rõ nhất cho thấy quy trình tổ chức sự kiện của Quý Công ty có chuẩn chỉnh, hoàn hảo hay không. Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng rất chu đáo, thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện. Bước này Quý Công ty sẽ dựa trên bảng kế hoạch và kịch bản chương trình để gíam sát và theo dõi. Tuy nhiên, cần lưu ý vì đã phần các chương trình sẽ không diễn ra trùng khớp 100% với kịch bản đã đề ra nên các leader phải dựa trên tình hình thực tại để ứng biến.
Bước 3: Kết thúc sự kiện & viết báo cáo
Sau khi sự kiện đã diễn ra tốt đẹp và thành công, Quý Công ty còn một bước cuối cùng cũng quan trọng không kém đó chính là tổng hợp và đúc kết sự kiện. Bên cạnh các công tác kiểm kê, hoàn trả và thanh toán các hạng mục, thiết bị cho các nhà cung cấp. Quý Công ty cần họp ngay sau đó với nhân sự để báo cáo tổng kết hiệu quả của sự kiện, thu thập thông tin khách hàng, và rút kinh nghiệm để tránh các sai sót cho các sự kiện tiếp theo.
Trên đây là Quy trình 03 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà Icon P muốn chia sẻ đến Quý Công ty đang có nhu cầu thực hiện sự kiện. Hy vọng với bài chia sẻ này, Icon P có thể gíup được cho Quý Công ty thêm kiến thức để thực hiện các sự kiện thật dễ dàng, chuyên nghiệp.
Ngoài ra, đối với các Quý Công ty không có nhiều thời gian cũng như nhân lực để tự thực hiện các quy trình này thì cũng không phải lo ngại. Vì Công ty TNHH Icon P là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.Hồ Chí Minh với nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên trẻ và năng động luôn sẵn sàng lắng nghe các yêu cầu của Quý khách và đưa ra các giải pháp tối ưu dành cho các sự kiện của Quý Công ty.
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ lên ý tưởng, thiết kế, sản xuất và triển khai chương trình. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
CÔNG TY TNHH ICON P
Điện thoại: 09329 77771
Email: info@iconp.vn
Địa chỉ:
– Văn phòng: Số 44 đường 7A, Camellia Garden, Xã Bình Hưng, Huyện Bình Chánh, TP.HCM
– Xưởng sản xuất: A2/33A, Quốc lộ 50, Xã Phong Phú, Huyện Bình Chánh, TP.HCM
